報告メールのコツをご紹介!報告がニガテな夫に本気で伝えた8つのポイントとは?

こんにちは、hirakoです。

仕事をする上で、報告や連絡をメールやLINEなどでする機会って結構あります。

でも実際、

「この状況をどう伝えればいいのか分からない」

「文章がニガテ・・・」

「日記みたいになってしまう・・・」

と悩みを抱える人も多いのではないでしょうか。

そんな方に、今回は『報告が上達するポイント』を8つお伝えしたいと思います!

なぜ、今回お伝えしようと思ったのは、実際にわたしのアドバイスで上達した人がいたからです。

それは、夫です。

報告下手で上司に怒られっぱなしの夫を「本気でなんとかしよう」と考え、毎日日報チェックをし、毎日アドバイスをしてます。

努力の甲斐あって、夫の報告スキルは確実に上達しています。

ちなみに、わたしも元々は報告がすごくニガテでしたが、コピーライターや人事の経験を積み重ね、“人に伝える”スキルを習得しました。

わたしがこれまで学んだこと、そして、夫に伝えたアドバイスを今回は書きたいと思います。

報告がニガテな方の少しでもお役に立てば幸いです。

 



報告が下手な人は損をしています。

どれだけ仕事を精一杯しても、「報告が下手な人=仕事ができない」と思われます。

当然ですよね。

上司からしてみれば、仕事の進捗具合やミスの状況報告、お客さまの情報などを部下から聞いた時、

  • 聞きづらい
  • 何を伝えたいかがわからない
  • 話す順序がぐちゃぐちゃ
  • 何を自分に求められているのかが分からない
  • いちいち聞き返さないと理解できない

という状況であれば、上司も呆れてしまいます。

報告が出来ない人は、そもそも「仕事を任せられない」のです。

 

報告メールが上手くなるために必要なのは「継続力」

うちの夫は、報告がとても苦手です。

夫は元々、老舗のフランス料理店で働いていており、会社員の経験がありません。

職人気質の「言わなくても見て覚えろ」の世界にいたため、ビジネス的な報告については全然勉強してこなかったのです。

しかし転職した現在は、上司からこまめな報告を求められています。

 

そんな夫に上司からの指令。「毎日、日報を出せ!」。

売上報告や相談ごと、連絡ごとを毎日LINEで報告しなければならなくなりました。

その日から毎日帰宅後に、日報を書いています。

正直、最初の頃の日報は「何を言いたいのか分からない」「日本語が変」「読みづらい」「報告の順番がバラバラ」・・・とひどい状況だったのですが、チェック&アドバイスを繰り返し、かなり上達しました。

これからポイントをご紹介しますが、大事なのは、「ポイントを意識しながら、継続する」ことです。

夫を見る限り、一度アドバイスを実践すれば、すぐに改善するってものではありませんでした。

でも、ポイントを意識しながら文章を書き、見直し、繰り返していくことで、報告メールのスキルはかならず上達します。

諦めず、実践していくことが大切であることを最初にお伝えします。

 

報告メールが上手になるための8つのポイント

①「思います」「感じました」などの主観表現を避ける

報告メールは、日記ではありません。

感じたことや思ったことを伝えるのは、時には有効的な場合もありますが、基本的には不必要です。

思ったことや感じたことを伝える際は「気づきがありました」「~と考えます」「教わりました」など、言葉を変えることでビジネス的な文章に近づきます。

数字を分析して出した見解であれば、「この数字から、〇〇だと思います」より「この数字から、〇〇だと読み取れます」とした方が曖昧さがなくなり、相手への納得度も増します。

 

②「報告」「連絡」「相談」を明確にする

夫が最初に苦戦したところです。とても大切な内容です。

上司に報告するうえで、報告なのか?連絡なのか?相談なのか?をはっきりさせて伝えることが、報告スキル上達には欠かせません。

とはいえ、「報告」「連絡」「相談」の違いって分かりますか?


「報告」「連絡」「相談」のちがい

まず、いちばん分かりやすいのが「相談」です。

「上司に返答をもらいたい場合」は、相談です。

最終的に、上司に「いかがでしょうか?」「ご意見伺いたいです」などと、相手に意見を求める場合です。

報告内容であっても、最終的に「いかがでしょうか?」とするのであれば、相談になります。上司に意見を求めているので。

とにかく、返事をもらいたい場合は「相談」です。

 

「報告」と「連絡」のちがい

「報告」は、完了したことや途中経過などを伝えること。

「連絡」は一般的な情報を知らせること。

たとえば、イベントを開催するにあたり、

「〇月〇日にイベントをします」は連絡です。

「イベントをした結果、200人の来場者がありました」「イベント中にお客さまからこんな声がありました」などは報告です。


報告・連絡・相談のちがいがはっきりすることで、上司も「自分には何が求められているの?」がすぐ判断できます。

ストレスなく情報を読み取れることは、相手への信頼感を増す要因となります。

 

③なるべく数字を用いる

数字があれば、日報の質が格段に向上します。

売上の報告をするのであれば、単に一日の売上を報告するのではなく、前日比や前月比、昨年比などパーセンテージを出してみるとか。

夫は飲食店に勤めているので「客単価」「ドリンク注文率」「売り上げ目標にする達成率」「ショート数字」などを日報に加えるようにしました。

数字が入ることで、より正確に状況を相手に伝えられ、信頼性の高い日報に仕上がります

 

④任されている仕事は「完了時期」を示す

仕事の現状報告をする場合は、「現在、取り組んでいます」とだけ明記するよりは、「完了予定の時期」を伝えることが大切です。

自分から「2週間後には提出できます」「5日後には完成します」などと伝えることで、上司も一旦、その仕事を気にしなくて済みます。

また、期限に間に合わない場合は、事前に状況を伝えておくことも必要です。

上司から「この前、頼んだ仕事はまだなのか?」と言われるのはいちばんイケてないので、是が非でも避けましょう。

 

⑤次のアクションを具体的に明記できれば信頼度もアップ

報告だけでなく、次の行動を示すことができれば、より上司からの信頼度も増します。

たとえば、売上報告の場合。

現状の売上を伝えるだけでなく、売上の数字やお客様の傾向から分析をし、新しい施策(新メニューの立案、SNSの強化など)を打ち出してみるとか。

指示をしなくても、自分から積極的に動くことで、「安心して仕事を任せられるな」と思ってもらえます。

それが、“信頼を勝ち取る”ということです。

 

⑥報告内容の順番に気を付ける

よくあるのは、重要な報告を後回しにすること。ミスの報告や早く伝えなければいけない内容を最後にしてしまうことです。

なぜ、いけないのか?

自分が上司の立場に立って考えたら、自然と分かるはずです。

大して重要ではない報告や相談を部下から伝えられて、最後に「実はこういうことがありまして・・・」と、とてつもなく重要な内容を伝えられたらどうでしょう。

 

最初に話せよ!!!!!!

 

って誰だって思います。

空気の読めない報告の仕方は、相手への信頼を損なうだけです。

「ミスの報告やクレーム」「重要事項」などは、まず一番に報告するようにしましょう。

状況によっては、メールではなく、直接伝えることも必要です。そこは、臨機応変に。

 

また、メールで伝える際は「報告」「連絡」「相談」はカテゴリーごとにまとめて伝えましょう。

情報が整理されていることで、上司も返答がしやすくなり、お互いにとってメールでのコミュニケーションがスムーズになります。

 

⑦段落や箇条書きを上手く利用する

報告の内容が多い場合は、ダラダラ書かないように注意しましょう。

なるべく簡潔に伝えるように文章を作り、長い場合は一行空けて段落ごとに分けたり、箇条書きや段落番号を作ったりして、見やすくなるよう工夫しましょう。

ダラダラまとまらない文章を書いている人は、自分のアタマの中が整理されていない証拠です。

事前に「何を伝えるか」を整理したうえで、書き出すことで文章を書くスピードも速くなります。

 

⑧効率化を目指し、報告メールの「質」に注力しよう

報告メールを作る際、「文章の質」部分に時間を注ぎたいところです。

簡素化できる部分は、簡素化しましょう。

わたしがおすすめしたいのは、テンプレートを作ることです。

毎回、同じ文章を入力しているのであれば、『辞書登録』機能を活用し、文字入力の手間を省きましょう。

少しのことですが、毎日数分、数秒でも違えば、大きな時短です。

 

報告メールは、時間をかけたらダメです

報告メールの上達に欠かせないのは「継続力」です。

質の高い日報を作れるよう、継続的に努力することが大切です。

テキトーな文章を毎日書いていても、一向に上達することはありません。

文章を作る作業が億劫になってしまわないよう、「努力を継続できる環境を作ること」も大切です。

大事なのは、なるべく時間をかけないことです。

毎回1時間も2時間も文章を書くことに時間がかかってしまっていれば、自分でも嫌になってしまいます。

最初は時間がかかるかもしれませんが、その際「報告メールにかかった時間」をメモし、時間を意識して取り組んでください。

時間を意識して、早く書く努力をしていきましょう。

また、業務終了後に「さて、何を書こうか」と考え始めるのではなく、日中の仕事の中で「何を書くか?」を考えながら仕事をしてください。

書くことが決まっていれば、「書くことがない・・・」と悩む時間がなくなります。

「書くことを考える、仕事を振り返る」という作業って、結構頭を使うし、しんどいです。

この作業をなくすためには、日中に考えておくことが大切です。

 

【「日報に書くことがない」と悩む夫へアドバイスをしたこと】

夫はいつも「書くことがない・・・」と毎日、報告メールに苦戦していました。

でも、「違うよ」とアドバイスをしました。

書くことがない、のではなく、「書くことがあるのに、気づいていない」だけなんです。

日々の仕事の中で、「上司の立場だったらどう考えるか?」「お客さまの立場だったらどう思うか?」「いつもより上手くできたことがあれば、どうしてなのか?」「どうして今日は上手くいかなかったのか?」など視点を変えれば、気づくポイントって、実はたくさんあります。

単に考えていないだけ。だから、「何も書くことがない」で終わってしまうのです。

「“日報を書かないといけない”と思って、むりくりにでも仕事中に探してみて!気づけるかどうかはコツを掴めば、出来るようになるから!」とアドバイスをしました。

 

まとめ:報告メールを1か月以上続けた夫の感想

夫が報告メールを始めて、1か月が経ちました。

毎日、わたしのクチうるさいアドバイスを聞きながら、日報を作っている夫にリアルな感想を聞きました。

「日報を始めて、どうだったか?」と。

料理人の夫
自分の考えが相手に少しは伝えられるようになったかな。

あと、仕事が自分の中で整理できるようになった!

とのことでした。

「日報を書く」って、一日の仕事を振り返り、考える良い機会でもあります。

一生懸命に取り組めば、報告スキルが上達するだけでなく、仕事からの気づきや学びを、成長の糧にできるのです。

わたしも実際、入社1年目から始めた日報のおかげで、日々の仕事を受け身で終わらせず、気づきや学びのある時間に変換できました。

報告メールは慣れるまではめんどくさいものですが、文章力を自分のモノにすればあなたの味方になってくれる嬉しいスキルになります

継続すればかならず上達していくので、ぜひがんばってみてください。




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