仕事の生産性を上げるには「精神的負担を減らすこと」が大事。4つの具体策をご紹介!

こんにちは、hirakoです。

働き方改革が浸透しつつある現代、残業を減らす取り組みをしている会社が増えてきました。

わたしの勤める会社も残業を減らしたり、有給を取得できるようになってきました。

残業が減ったり、有給が取れることは大変うれしいことですが、一方で問題なのが、「仕事の量は変わっていない」ということ。

勤務時間が短くなった分、その時間内でこれまでと同じ仕事量をこなさなければいけません。

一人ひとりの生産性向上が求められる時代になってきました。

 

そこで、今回お伝えしたのは誰にでも出来る「生産性を上げる方法」です。

すでにタイトルに書いていますが、それは「精神的負担を減らす」ことです。

「仕事の生産性を高めたい」という方は、ぜひ一読してみてください。

 



仕事の生産性を上げるコツは「精神的負担」を減らすことです。

現在、わたしは営業事務として複数の業務を同時進行で進めています。

重要度が高い仕事から低い仕事、期限が迫った仕事や即答しなければいけない仕事、膨大な量の仕事を毎日進めている中で、気づいたことがあります。

仕事を早く進めるためには、「自分の心のダメージを最小限にすることが大事だ」と。

以下のような精神的ダメージになり得ることを除外する必要があるのです。

  • 仕事量が多すぎて、頭の中がパンク寸前
  • ミスをしてしまい、上司に報告するのが苦痛
  • 気が乗らない仕事を抱えていて、ずっとモヤモヤしている

精神的にモヤモヤする原因は、人それぞれかと思いますが、大きくな要因は「人」か「仕事の内容・量」です。

わたし自身、これらのモヤモヤを解決するために4つのコトを実践しています。

 

仕事の生産性を上げよう!精神的負担を減らす4つの具体策とは?

①全体像を把握する

帰り際、または朝一番のタイミングで、全体の仕事量を把握し、整理しています。

ざっくりとカテゴリー別に分類し、優先順位を決めていきます。

各々の仕事にかかる時間が大体分かるのであれば、完了目標の時間も決めて取り組むことで、気持ちも整理されます。

わたしは朝イチに付箋にタイムスケジュールをさっと書き、午後イチに再度見直すようにしています。

いつ終わるか分からない膨大な仕事を抱えるよりも、今日中に出来る・出来ないの判断をして、スケジュールを組んだ上で進めていく方が心身の状態が保たれます。

 

➁時間帯を意識する

仕事の優先順位に準じて進めていくのもありですが、わたしは自分の状態とも相談しながら仕事を進めています。

以下のように工夫しています。

  • 集中力が必要な重い仕事は、頭が冴えている朝イチに済ませる。
  • あまり考えなくてもいいような軽めの仕事は夕方の疲れた状態の時に気分転換がてら進める。
  • 午前中の時間帯でも、すごく疲れてしまった場合は遠慮なく、気分転換ができるような事務仕事に15分だけ切り替える。

始業から終業時間までの間、どの時間帯に、どの仕事を当てはめれば効率よく仕事ができるかを自分自身が把握しておくことが大切です。

 

③上司に伺うタイミングを考えておこう

上司に質問や相談することも精神的に負担を感じる仕事の一つです。

でも、上司への報告は避けては通れないものなので、「上司が話を聞いてくれやすい時間帯を見つけておく」ということが大切です。

わたしは、なるべく昼休み明けを狙っています。

仕事が始まってしまうと、お客さまから電話がかかってきたり、大事な案件に携わり集中したいオーラを上司から感じることがあります。

その前に話をしに行くことで、割と穏やかに話を聞いて頂けることが経験上分かりました。

ある程度、話をしに行く時間を決めておくと、「それまでは、その件を気にしないでおける」というメリットもあります。

「いつ話に行こうか・・・」と気にしていれば、その“気にする”というモヤモヤが仕事に支障をきたします。

 

④モヤモヤしている事柄は早めに解決する

実際、仕事をしていてモヤモヤしていることがあると、本当に仕事に集中できません。

たとえば・・・

  • ミスをしてしまい、上司に報告しなければいけない
  • 価格の件で、お客さまに交渉しないといけなくなった
  • 責任の重い仕事を任されたが、全然手をつけられていない
  • 複雑な仕事を今日中に完了させなければいけない

上記のようなことがあった日には、注意散漫になるし、精神的にずっと負荷がかかっている状態。

帰宅後もどっと疲れが出ます。そして、精神的な疲労は翌日にも響きます。

「精神的負担」は悪循環を生み出す原因なので、速攻で片づけるようにした方がいいのです。

もし、すぐに片づけられない場合は、「こうやって、こうして、こうやったら終わる!」と目途をつけておくだけでもOK。

モヤモヤから離れる状況を想定し、自分を安心させるようにしましょう。

 

さいごに

精神的な負担を減らすように意識をすることで、実際わたしは仕事に集中できるようになり、生産性が格段に上がりました。

そして、もう一つ良い効果がありました。

「仕事の満足度」も上がったのです。

時間に追われ、仕事に追われ、受け身で仕事をしていたときは「とにかく必死」で、疲れるだけでした。

でも自分でスケジュールを組み、主体的に仕事をしていくことで充実感を感じられるようになりました。

ぜひ、皆さんもなるべく心に負担をかける原因を除去しつつ、仕事を楽しんでいってください。




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