ワーママは残業できない。仕事を早く終わらせる2つのポイントとは?

こんにちは、hirakoです。

わたしは現在、中小企業の事務職として働いています。1人目の育休復帰をして、明らかな違いを感じたのです。

「あれだけ仕事が回っていなかったのに、(比較的)仕事が回っている!」

わたしが育休を取っていた1年半で、なぜ事務チーム全体の仕事が回るようになったのか?

考えた結果、仕事の生産性を上げる2つの成功ポイントが見えましたので、今回ご紹介いたします。

こんな人に読んでもらいたい

「仕事のスピードアップができず悩んでいる・・・」

「もっとチーム全体の生産性を向上させたい・・・」

 



育休明けに実感したこと⇒「仕事が回っている!」

わたしが育休に入る前の仕事環境は、すさまじく忙しかったのです。

【忙しいあるある】

  • 1時間のお昼休憩もガッツリ取れず、みんな15分程で昼食を済ませて仕事場に戻る。
  • トイレに行く余裕もない。
  • 常に電話がかかってくる。
  • ミーティングで30分程席を空ければ、書類が山積み。
  • 電話がひっきりなしにかかってくる。
  • 出社してから、帰宅するまで一息つく間がない。
  • 例えるなら、長距離走ではなく、短距離走レベルのフルマラソン

といった状況。

スピード感についていけず、脱落していく(離職していく)人もたくさんいました。

 

わたしの勤める会社は「卸」を主軸に事業を行なっています。

メーカーから商品を取り寄せ、お客さまに販売する、というのが仕事。

受発注業務や見積もり、電話対応、仕入先への商品問い合わせや価格交渉など、仕事は多岐にわたるのですが、中でもいちばん溜まってしまうのが「納品書のチェック」でした。

仕入先から仕入れた商品の「納品書」。

商品内容や価格、数量が間違っていないかをチェックするのですが、発注量が多い分、納品書の量も膨大。

毎日、気づけば机の上に届けられます・・・。

以前であれば、常に納品書は溜まった状態・・・

毎日チェックをして!と指示があっても、全然出来る状況ではなかったのです。

それが、今は毎日納品書がチェックできている状況なのです。

 

状況を知らない人からすれば、「そんなこと?」と思うかもしれませんが、

わたしにとっては、「毎日納品書をチェック出来る時間がある」という状態が素晴らしく生産性が向上した証だと確信したのです。

 

「なぜ、仕事の生産性が向上したのか?」を調べてみた

なぜ、毎日納品書チェックが出来ているのか?他の業務は滞っていないのか?が気になり、状況を調べてみました。

もしかすると、受注件数が減り、仕事が回っているのでは?と当初は思ったりもしました。

 

でも調べた結果・・・

  • 受注件数は(以前と比べ)大きく変わっていない
  • 今のほうが、キャリアの浅いメンバーが多い(当時のキャリア層は辞めてしまったため)
  • 一人当たりの処理枚数は以前と比べて増加している

システムが改善されたとか、超ハイレベルなメンバーが増加されたとか、画期的な要因がないにも関わらず、受注件数は変わらないのに、処理枚数が若手メンバー主体でも増えている、ということが判明したのです。

なぜなのか????

そこには2つの仕事の生産性を上げるポイントがありました。

 

ワーママまぢでしんどい・・・仕事が早く終わる2つのポイントとは?

結論から言うと、その2つのポイントというのは、

  1. 仕事状況を数値化する
  2. タイムスケジュールの徹底管理

です。以下、詳しく説明します。

 

① 仕事状況を数値化する

わたしが育休に入る少し前から、処理枚数の件数を数字で残していくようになりました。

これまでは「受けた仕事はすべてこなす、全力でやる」みたいな気合だけが突出したようなやり方で、全く数字で管理をしていなかったのです。

「一人当たり何件処理をしているのか?」

「全体で1週間、何件処理をしているのか?」

「月別で処理件数に変動はあるのか?」

など、全く分からない状況でした。

 

そこで、1日あたりの「受注件数」「売上件数」「未処理件数」などを各メンバーに出してもらい、データとして残すようにしたのです。

その結果、メンバーそれぞれが下記のことを把握できるようになったのです。

  • 全体の仕事量
  • 自分自身の処理できる件数
  • 前日までの分で処理しきれていない件数

「とにかく仕事が多い」「全然手が回っていない」というざっくりした状況が「可視化」されたことで、メンバーそれぞれが目標枚数に向かって仕事ができるようになったのです。


「とりあえず、来た仕事をすべてやる」

というのと

「今日は50件こなす」

であれば、どちらの方が仕事でモチベーションを保てるでしょうか。


確実に後者です。

仕事をする上で、各個人が「目標設定をする」「目標設定ができる環境をつくる」ということが、とても重要なのだと気づきました。

仕事を数値化することのメリットもいくつか挙げられるので、下記まとめます。

 

【仕事を数値化することのメリット】

  • 自分の処理件数の平均値が分かることで、「キャパを超えている」のか、「まだ仕事を受けられる余裕がある」のかが、自分自身で判断できる

→主体的に仕事がしやすい環境ができる

 

  • 全体の受注件数を把握することで、各メンバーがこなさなければいけない枚数が見えてくる

→ゴールをメンバーみんなで共有することで、達成に向けて協力しあいながら仕事ができる(モチベーションアップにも繋げやすい)

 

  • 数値化したデータを残し続けていくことで、未来の財産になる

→メンバーの入れ替わりがあった場合でも、一人当たりの目標枚数や全体の枚数を把握しておくことで、仕事の割り振りがしやすい

 

  • 「仕事が回った」「仕事が回らなくなった」など、仕事環境に変化があったときに、データとして残しておくと検証しやすい

→一人当たりの処理枚数、全体の処理枚数や未処理枚数など、細かくデータとして残しておくことで、数年後に比較検証した際に、その要因が見つけやすい。

もし上司などに何かしら解決案を提案する際にも、データがあれば納得してもらいやすい。


② タイムスケジュールの徹底管理

上司から聞いたのですが、今まで以上に時間管理に関して、徹底的に伝え続けたそうです。

これまでは「受けた仕事は可能な限り、当日に処理しよう」という考え方だったのですが、結局そうなると、すべてが後ろ倒しになって、全部が中途半端になってしまっていました。

補足説明

ちなみにわたしの勤める事務の仕事は「受注」→「発注」→「売上」→「発送業務」をすべて事務社員が担当します。

受注が多ければ多いほど、あとの仕事が全然できない、という状況になってしまいがちだったのです。

もちろん全て処理できることに越したことはないですが、出来ないものは出来ない。

であれば、「今の状況でベストな方法をするしかない」と摸索した結果、受注は一定時間で区切り、次の作業に移ろうというルールにしたのです。

とはいえ、「もう少し、あともう少し」とズルズルしてしまうメンバーがたくさんいました。

それを上司は口酸っぱく言い続け、その結果、仕事の流れが良くなったのです。

 

簡単そうですが、ほんとに言い続けないと出来ないことです。

タイムスケジュールを徹底するメリットを各々が自覚し、1週間、1か月と徹底してやり続けないと定着しません。

根気のいるミッションですが、その分、多大な恩恵は受けます。

 

仕事の生産性がアップすると実感できる3つのメリットとは?

実際、仕事の生産性がアップされ、3つのメリットを実感しました。

メリット1:仕事へのモチベーションが向上する

仕事の生産性がアップしたことを自分自身が体感できれば、自信につながり、それがモチベーションアップに繋がります。

生産性が上がったときは、ぜひ「なぜなのか?」を振り返り、上司や同僚、後輩と話をしてみてください。

自分だけでなく、チーム全体が良い方向に変わっていく楽しみも体験することができます。

 

メリット2:精神的なストレスが減る

生産性がアップされ、仕事のリズムを掴めるようになれば、仕事の楽しさが増してきます。

「今日はここまでやり遂げよう」「これは明日に回そう」と自分で仕事を動かしていき、思い通りに進めば嬉しいもんです。

主体的に仕事ができれば、「仕事をやらされている」「仕事に追われている」感覚が薄まり、精神的なストレスも減ります。

 

メリット3:「仕事の生産性を上げる」という体験は、さまざまな場面で活かせる

仕事の生産性を上げようと状況を分析し、行動し、成功したという出来事は、自分にとって唯一無二の経験となります。

同じ事例が通用するとは限りませんが、「状況分析」→「行動を起こす」→「結果」というプロセスはどこに行っても必要です。

もし転職をすることになっても、面接で自信を持ってアピールできる価値のある体験です。

わたし自身も、現在は飲食店に勤める夫の仕事の生産性を上げるため、日々の売上を数値化したり、状況分析したりと、事務職で得た経験が役に立っています。

 

まとめ:仕事の生産性を上げるには、「継続」がなにより大切です。

仕事の生産性を上げる2つのポイントは

仕事状況を数値化する

タイムスケジュールを徹底管理する

とお伝えしましたが、それ以上に大事なのは「継続すること」です。

「数値化する方法」「タイムスケジュールを徹底する方法」を考えるとき、「1か月続けられるか?」「半年続けられるか?」と考えてみてください。

複雑だったり、手間がかかったりするのは避け、なるべく『シンプル』にするのが継続のコツです。

他の人を巻き込み、何週間単位で出来たかどうかの「振り返る日」を決めてしまうのも一つの手です。

続けることができれば、システムにお金をかけたり、人員を増やさなくとも、生産性は飛躍的に向上します。

とにかく、一度決めたら続けてみましょう!それが、生産性を向上するいちばんの近道です。




コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

ABOUTこの記事をかいた人

アバター

天然パーマのhirakoが発信するワーママブログ。 ママ向けお役立ち情報や、ときには感情そのままを記事にしていきます。 読んでくださった方が「読んでよかった」と思える記事を、がモットーです。 イラストも自分で描いてます。